¿Qué es n8n y porqué debes comenzar a usarlo?

Si has llegado a este artículo es porque has escuchado hablar de n8n y te preguntas qué es y cómo puede ayudar. Explicado de una forma muy breve es una herramienta que te va a ayudar a escalar tu empresa sin aumentar tus costes operativos. Y la forma en que hará esto es a través de la automatización de procesos.

La automatización se ha convertido en una necesidad para cualquier empresa que quiera mejorar su productividad. En este escenario,n8n ha ganado popularidad como una herramienta potente, flexible y de código abierto ya que permite automatizar tareas, conectar aplicaciones y hasta integrar inteligencia artificial en tus procesos diarios.

¿Quieres saber más sobre esta herramienta? En este artículo te lo explicamos en profundidad.

¿Qué es n8n?

n8n (que significa "nodemation") es una herramienta de automatización de flujos de trabajo open source que permite a los usuarios crear integraciones personalizadas entre distintas aplicaciones y servicios, sin necesidad de escribir grandes cantidades de código. A través de una interfaz visual muy intuitiva, puedes construir automatizaciones complejas que conecten herramientas como Gmail, Slack, HubSpot, Notion, Typeform, bases de datos SQL, APIs personalizadas y hasta modelos de IA como OpenAI.

Lo que hace único a n8n frente a otras herramientas es su capacidad para ser autoalojado, lo que significa que puedes ejecutarlo en tu propio servidor, sin depender de una plataforma externa, lo que te da control total sobre tus datos y tus procesos.

¿Por qué deberías empezar a usar n8n?

El tiempo es oro y los equipos deben ser eficientes. En este contexto, n8n te permite crear sistemas automatizados que trabajan por ti. Desde la gestión de leads, la facturación, hasta procesos internos de recursos humanos, n8n puede encargarse de todo eso y más.

Casos de uso reales de n8n

• Marketing: Automatiza la captación de leads conectando formularios como Typeform con CRM como HubSpot, y luego con herramientas de verificación de contactos. Puedes programar correos de bienvenida, etiquetar usuarios o notificar a tu equipo comercial automáticamente.
• Facturación: Puedes crear flujos que generen y envíen facturas automáticamente, conectando tu herramienta de contabilidad con plataformas como Google Sheets o Slack para notificar pagos o vencimientos.
• RRHH: Automatiza la incorporación de nuevos empleados: desde la firma del contrato, la creación de la cuenta de correo electrónico, la asignación de tareas de onboarding en Notion, hasta la bienvenida por Slack.
• Soporte técnico: Detecta incidencias desde un formulario web, consulta su gravedad con OpenAI y crea tickets en tu sistema de soporte. Todo sin tocar un solo botón.

Y esto son solo algunos de los casos genéricos que podemos encontrar con esta herramienta. Conociendo casuísticas concretas dentro de una PYME o cualquier tipo de estructura empresarial, es posible crear nuevos procesos que mejoren el rendimiento de operaciones concretas o incluso el global de la organización.

Ventajas de n8n

n8n no solo es potente, sino también muy accesible para quienes tienen conocimientos técnicos básicos.

Es de código abierto y gratuito (si lo autoalojas)

A diferencia de plataformas como Zapier o Make, que imponen límites estrictos en sus planes gratuitos, n8n te permite instalar la herramienta en tu propio servidor y usarla sin pagar licencias.

Compatible con más de 400 aplicaciones

Desde aplicaciones populares como Google Sheets o Gmail, hasta bases de datos SQL, servicios de nube, APIs personalizadas e incluso herramientas de IA, n8n se integra fácilmente con tu ecosistema digital.

Flexibilidad para desarrolladores

Si bien puedes construir flujos sin programar, n8n permite incluir nodos con JavaScript y lógica personalizada. Esto abre la puerta a crear soluciones potentes y a medida.

Interfaz visual intuitiva

Crear un flujo de trabajo es tan simple como arrastrar nodos y conectarlos. Esto permite visualizar todo el proceso y entender fácilmente lo que está ocurriendo y facilita a aquellas personas que no pilotan a nivel programador para permitirles construir soluciones a medida.

Plantillas listas para usar

La comunidad de n8n ofrece múltiples flujos preconfigurados que puedes adaptar a tus necesidades, lo que reduce drásticamente el tiempo de implementación.

Desventajas de n8n

Aunque n8n es una herramienta muy completa, no está exenta de limitaciones.

Curva de aprendizaje inicial

Aunque su interfaz visual es muy intuitiva, entender cómo funcionan los flujos de trabajo puede requerir una pequeña curva de aprendizaje si no tienes experiencia previa con automatización.

Este problema lo puedes solucionar haciendo una formación en inteligencia artificial cómo la de Racks Academy, ya que no solo tendrás los materiales necesarios sino también a un equipo dedicado a ayudarte.

Complejidad en flujos avanzados

Para llevar los flujos de trabajo a un nivel profesional, como usar condiciones, bucles o llamadas a APIs, necesitarás conocimientos técnicos intermedios o aprender a usar funciones en JavaScript.

Requiere alojamiento si quieres usarlo gratis

La versión gratuita implica que lo alojes tú mismo, lo que puede ser un inconveniente si no estás familiarizado con servidores o Docker. Sin embargo, existen múltiples tutoriales y comunidades que pueden ayudarte.

¿Cómo funciona n8n?

n8n está basado en una arquitectura modular de nodos, lo que le permite construir flujos de trabajo altamente personalizables y visuales. Cada nodo en n8n representa una unidad de trabajo, que puede ser una acción concreta, un disparador de evento, una operación lógica, o incluso un bloque de código personalizado.

Esta lógica modular facilita tanto la creación de flujos simples como la de automatizaciones complejas a gran escala.

Por ejemplo:

• Un nodo disparador (trigger) puede ser algo como: "Cuando recibo un nuevo correo en Gmail", "Cuando se añade una fila en Google Sheets" o "Cuando alguien envía un formulario de contacto".
• Un nodo de acción puede ejecutar tareas como "Enviar un mensaje a un canal de Slack", "Actualizar un registro en Airtable", "Crear una tarea en Trello" o "Llamar a una API externa con parámetros específicos".

Además de las acciones básicas, n8n te permite incorporar lógica avanzada mediante:

• Condiciones: para ejecutar diferentes acciones según si se cumple o no un criterio (por ejemplo, si el asunto de un email contiene cierta palabra clave).
• Bucles: para repetir una acción sobre una lista de elementos, como procesar varios archivos adjuntos o iterar sobre una base de datos.
• Funciones personalizadas: donde puedes insertar fragmentos de JavaScript para transformar datos, realizar cálculos, o construir lógicas más específicas.

Estos nodos se conectan entre sí arrastrando líneas entre ellos en una interfaz visual muy intuitiva, lo que permite ver claramente el flujo de información desde el inicio hasta el final del proceso.

La ejecución de los flujos puede configurarse de distintas maneras:

• De forma inmediata, reaccionando al instante ante un evento.
• Programada, mediante intervalos de tiempo, como cron jobs (ej.: cada día a las 9:00 a.m.).
• Disparada por webhooks, lo que permite integrar eventos en tiempo real desde sistemas externos que envían información a n8n para iniciar un flujo de trabajo.

Esta combinación de nodos visuales, lógica condicional y capacidad de programación hace que n8n sea una herramienta extremadamente potente tanto para perfiles técnicos como para usuarios con conocimientos básicos que quieren automatizar procesos sin escribir código desde cero.

Cómo se puede ver, las posibilidades de n8n son muy amplias y si quieres aprovechar todo lo que te puede ofrecer, te recomendamos estar formado apropiadamente.